Voor diploma's van erkende opleidingen is verificatie geregeld: diplomagegevens van door OCW erkende opleidingen worden vastgelegd en een oud-student kan zelf een uittreksel downloaden bij DUO. Voor certificaten van particuliere opleiders bestaat zoiets niet. Wil je dat een werkgever je papier kan controleren, dan moet je dat zelf inrichten.
Waarom je dit zou doen
Drie redenen.
Een werkgever die een certificaat niet kan controleren, weegt het lager. Dat is redelijk, want vervalsen is eenvoudig. Wie een geschrift vervalst of gebruikt, zit in het strafrecht bij valsheid in geschrifte, maar daar heeft een personeelsadviseur op maandagochtend niets aan.
Deelnemers raken hun papier kwijt. Een certificaat dat je opnieuw kunt afgeven omdat je weet wat je hebt uitgereikt, scheelt jou tijd en de deelnemer een probleem.
En als een register punten heeft toegekend, wil dat register kunnen nagaan wie wat heeft gevolgd. Zie PE-punten en accreditatie.
De minimale variant
Deze kost je een uur en werkt beter dan de meeste ingewikkelde oplossingen.
- Geef elk stuk een uniek nummer, opgebouwd zoals beschreven in ondertekenen en nummeren.
- Houd een administratie bij met dat nummer en de bijbehorende gegevens.
- Zet op het certificaat een zin: de echtheid van dit stuk is na te gaan bij [organisatie] via [mailadres], onder vermelding van het nummer.
- Beantwoord die mails binnen een paar werkdagen met een ja of een nee en niets meer.
Dat laatste is een aandachtspunt. Iemand die vraagt of nummer X klopt, krijgt van jou geen resultaten, geen cijfers en geen aanwezigheidsoverzicht. Je bevestigt of ontkent dat je dat nummer hebt afgegeven aan de persoon die op het document staat. Meer heeft de vrager niet nodig en meer mag je niet delen zonder grondslag.
Een controlepagina op je site
De volgende stap is een pagina waar iemand zelf een nummer invoert. Dat schaalt beter en het scheelt mailwerk.
Let daarbij op twee dingen. Toon geen persoonsgegevens op basis van alleen een nummer. Vraag naast het nummer om de achternaam. Bevestig dan alleen dat de combinatie klopt. Zo voorkom je dat iemand met een reeks nummers een lijst deelnemers bij elkaar sprokkelt. Zet er geen zoekfunctie op naam bij, want dan bouw je een openbaar register van wie welke cursus heeft gevolgd. Dat is precies wat je niet wilt.
Kies een adres dat blijft bestaan. Een controlelink is pas iets waard als hij over vijf jaar nog werkt.
QR-codes
Een QR-code op het certificaat die naar je controlepagina wijst, is handig. Laat hem naar de pagina wijzen en niet naar de uitslag van één persoon. Zorg dat de code de gewone tekstuele controle niet vervangt. Wie het document print in zwart-wit of doorfaxt, moet nog steeds het nummer kunnen overtypen.
Digitale badges en verifieerbare credentials
Voor wie verder wil, bestaat er een open standaard. Open Badges is een specificatie van 1EdTech voor digitale bewijzen die je kunt delen en verifiëren. Versie 3.0 sluit aan op het datamodel voor verifieerbare credentials van het W3C, waarbij de uitgever het bewijs digitaal ondertekent, zodat een ontvanger kan vaststellen wie het heeft uitgegeven en of het is gewijzigd. Zie de toelichting van 1EdTech over Open Badges.
In het Nederlandse hoger onderwijs loopt dit via edubadges, de dienst van SURF, die ook wordt gebruikt voor microcredentials. Zie microcredentials en digitale badges.
Twee kanttekeningen. Een badge is pas iets waard als er leeruitkomsten en een beoordeling achter zitten; het bestandsformaat voegt zelf niets toe. En een badge vervangt je administratie niet, want je moet nog steeds weten wat je hebt uitgegeven.
Wat geen zekerheid geeft
- Een plaatje van een zegel of een keurmerk. Iedereen kan dat kopiëren en het is niet te controleren.
- Een certificaat als afbeelding aanleveren. Een jpg is met een gratis programma in twee minuten aangepast. Lever een pdf.
- Een link naar een pagina die alleen het logo van je organisatie toont. Dat bewijst niets over dit specifieke stuk.
- Een blockchain zonder register. Als jij niet bijhoudt wat je hebt uitgegeven, verplaatst de techniek het probleem alleen.
Wat je aan de deelnemer meegeeft
Leg in één alinea bij de uitreiking uit hoe het stuk te controleren is en waar het nummer staat. Deelnemers sturen een certificaat door zonder toelichting en de ontvanger moet het dan zelf uitzoeken. Een regel op het document en een regel in de begeleidende mail lossen dat op.
Wat er verder op het document hoort, staat in wat er op een certificaat moet staan. De keuzehulp zet het voor jouw situatie op een rij.