Twee onderdelen van een certificaat worden vaak op het laatste moment ingevuld: de handtekening en het nummer. Juist die twee maken het verschil tussen een document dat standhoudt en een document dat bij navraag nergens op slaat.
Wie tekent
Een handtekening onder een certificaat is een verklaring namens een organisatie. Dat betekent dat er drie dingen bij moeten staan: de naam van de ondertekenaar, de functie en de organisatie namens welke wordt getekend.
Bij een opleiding met een examencommissie tekent een lid van die commissie, met vermelding van die hoedanigheid. De richtlijn van het Nationaal Coördinatiepunt NLQF voor ingeschaalde opleidingen vraagt dat expliciet: handtekening van een lid van de examencommissie, met naam en functie. Ook zonder inschaling is dat een goed model, want het scheidt de beoordeling van de verkoop.
Heb je geen examencommissie, laat dan tekenen door iemand die de organisatie kan binden en niet door de trainer die de groep begeleidde. De trainer kun je apart vermelden als docent. Dat is informatie, geen verklaring.
Een handtekening van de deelnemer zelf komt ook voor. Dat is een aanbeveling, geen eis. Het is vooral zinnig bij fysieke uitreiking, omdat je dan meteen vastlegt dat het stuk is overhandigd.
Digitaal ondertekenen
Een ingescande krabbel in een pdf is geen handtekening in juridische zin, het is een plaatje. Voor de meeste certificaten is dat geen probleem, omdat niemand er rechten aan ontleent. Wordt het document gebruikt voor herregistratie of voor een opdracht met eisen, overweeg dan een gekwalificeerde of geavanceerde elektronische handtekening. Die legt vast wie heeft ondertekend en of het bestand daarna is gewijzigd.
Wat je in elk geval kunt doen zonder kosten: lever de pdf beveiligd tegen bewerken aan. Zet in het document het nummer waaronder het bij jou bekend is. Dan is vervalsing niet onmogelijk, maar wel aantoonbaar.
Het nummer
Geef elk uitgereikt stuk een eigen nummer. Niet per training, niet per groep, maar per persoon per document. Zonder dat kun je later niets terugvinden.
Een bruikbare opbouw bestaat uit drie of vier delen:
- Een code voor de opleiding, kort en vast. Bijvoorbeeld VKB voor vakbekwaamheid.
- Het jaar van afgifte, viercijferig.
- Een volgnummer binnen dat jaar, met vaste lengte.
- Eventueel een letter voor de versie van het programma.
Dat levert iets op als VKB-2026-00187-B. Leesbaar, sorteerbaar en makkelijk over te typen aan de telefoon.
Wat je beter niet doet: een nummer opbouwen uit persoonsgegevens. Een geboortedatum in het nummer verwerken maakt het nummer tot een persoonsgegeven dat je overal meesleept. En gebruik geen doorlopende nummering zonder jaartal, want dan verraadt het nummer hoeveel certificaten je in totaal hebt afgegeven.
De administratie erachter
Een nummer zonder register is een nummer zonder betekenis. Houd per uitgereikt stuk minimaal bij:
- Het nummer.
- Naam en geboortedatum van de deelnemer.
- De naam en de versie van de opleiding.
- De datum waarop het resultaat is vastgesteld.
- De uitslag en de vorm van de beoordeling.
- Wie heeft beoordeeld en wie heeft ondertekend.
- De datum van afgifte en of het stuk later is vervangen of ingetrokken.
Een spreadsheet volstaat om te beginnen. Belangrijker dan het gereedschap is dat er één plek is waar dit staat en dat die plek een back-up heeft.
Denk ook na over hoe lang je dit bewaart. Persoonsgegevens bewaar je niet langer dan nodig. Tegelijk wil je een certificaat van vijf jaar geleden nog kunnen bevestigen. Leg een termijn vast, schrijf op waarom die termijn logisch is en houd je eraan. In persoonsgegevens op certificaten staat waar je op moet letten.
Een certificaat intrekken
Het komt voor: fraude bij een toets, een verkeerd verwerkte uitslag, een naam die verkeerd is gespeld. Regel vooraf hoe je dat afhandelt.
- Bij een fout van jou geef je een nieuw stuk af met een nieuw nummer en noteer je in je administratie dat het oude is vervallen.
- Bij fraude trek je het certificaat in, leg je vast waarom en informeer je de deelnemer schriftelijk.
- Zet in je examenreglement of in je algemene voorwaarden dat intrekking mogelijk is en op welke gronden. Zonder die bepaling sta je zwak.
Word je later gebeld door een werkgever met een nummer dat is ingetrokken, dan kun je alleen zeggen dat het niet geldig is. Wat er precies is gebeurd, is een persoonsgegeven van de deelnemer en dat deel je niet.
Waarom dit meer oplevert dan mooie opmaak
Opleiders steken veel tijd in de vormgeving van hun certificaat en weinig in het nummer erachter. Toch is dat nummer het enige waarmee je een jaar later nog iets kunt bevestigen. Het maakt je certificaat controleerbaar. Controleerbaarheid is waar de waarde in zit. Zie wat een certificaat waard is en een certificaat controleerbaar maken.