Er is geen wet die voorschrijft hoe een certificaat van een particuliere opleider eruitziet. Dat geeft vrijheid en het levert ook slechte documenten op. Deze lijst is opgebouwd uit twee bronnen die wél eisen stellen: de richtlijn van het Nationaal Coördinatiepunt NLQF voor waardepapieren van ingeschaalde opleidingen en de standaardelementen uit de Europese aanbeveling over microcredentials van 16 juni 2022.
De gegevens die er altijd op horen
De uitgevende organisatie. Volledige naam, vestigingsplaats en een contactadres. Zonder afzender is een certificaat niet te controleren. Een logo is prettig, een adres is nodig.
De naam van de deelnemer. Voluit, zoals die op een identiteitsbewijs staat. Geen roepnaam, geen afkorting.
Een tweede persoonsgegeven om te onderscheiden. De geboortedatum of de geboorteplaats. Naamgenoten komen vaker voor dan je denkt en een register wil zeker weten om wie het gaat. Het burgerservicenummer gebruik je hier niet voor, zie persoonsgegevens op certificaten.
De exacte naam van de opleiding. Precies zoals je die ook op je website en in je administratie gebruikt. Is de opleiding ingeschaald in het NLQF, gebruik dan de naam zoals die in het register staat.
Wat de deelnemer heeft gedaan. Hier ligt het verschil tussen de documenten. Bij een certificaat gebruik je een formulering als "heeft met goed gevolg afgelegd" of "heeft met succes afgerond". Bij een deelnamebewijs schrijf je "heeft deelgenomen aan". Kies bewust, want dit is de kern van je verklaring. Zie het verschil tussen deelnamebewijs, certificaat en diploma.
Datum en plaats van afgifte. Niet de datum waarop je het printte, maar de datum waarop het resultaat is vastgesteld.
Een uniek nummer. Per uitgereikt stuk, niet per training. Zie ondertekenen en nummeren.
Naam, functie en handtekening van de ondertekenaar. Een handtekening zonder naam eronder is onbruikbaar. Wie tekent, tekent namens de organisatie of namens de examencommissie. Die hoedanigheid hoort erbij.
Wat een certificaat pas echt bruikbaar maakt
De vorige lijst maakt het document geldig. De volgende lijst maakt het nuttig voor de persoon die het later moet beoordelen.
De leeruitkomsten. Wat kan of weet iemand nu. Schrijf het in werkwoorden: "stelt een risico-inventarisatie op", niet "kennis van risico-inventarisaties". Drie tot zes regels is genoeg.
De vorm van de beoordeling. Was het een schriftelijke toets, een opdracht, een proeve, een praktijkbeoordeling. En is de identiteit van de deelnemer daarbij gecontroleerd. Dat laatste is precies wat een register wil weten.
De studiebelasting. In uren en waar het kan in EC. Een werkgever kan een omvang wegen, een titel niet.
De vorm van deelname. Klassikaal, online, blended, zelfstudie. De Europese aanbeveling noemt dit als een van de vaste elementen en het is terecht: acht uur klassikaal is iets anders dan acht uur zelfstudie.
Het niveau, als je dat mag vermelden. Alleen als de opleiding is ingeschaald in het NLQF. Zie het NLQF-niveau op een certificaat.
De accreditatie, als die er is. Naam van de vereniging of het register, het toegekende aantal punten en het kenmerk. Nooit een aantal dat je zelf hebt bedacht. Zie PE-punten en accreditatie.
De geldigheidsduur, als die er is. En dan meteen erbij hoe iemand hercertificeert. Zie geldigheidsduur en hercertificering.
Wat je weglaat
- Woorden als "erkend", "geaccrediteerd" of "officieel" zonder dat erbij staat door wie en waarvoor.
- Graden en beschermde namen. Bachelor, master, associate degree, doctor, hogeschool en universiteit horen niet op het papier van een niet-erkende opleider.
- Een NLQF- of EQF-niveau bij een opleiding die niet is ingeschaald. Het beeldmerk mag pas na een licentie van het Nationaal Coördinatiepunt.
- Het burgerservicenummer.
- Een cijfer, tenzij je ook uitlegt waar het cijfer voor staat en welke schaal je gebruikt.
- Sierlijsten, zegels en gouden randen. Ze maken het niet echter en ze leiden af van de tekst die er wel toe doet.
Twee formuleringen die het verschil maken
Zet er in gewone taal bij wat het document is. Twee zinnen zijn genoeg:
> Dit certificaat wordt afgegeven door [organisatie] op grond van de beoordeling die hierboven is omschreven. Het is geen wettelijk erkend diploma.
Dat lijkt tegen je eigen belang in te gaan. In de praktijk werkt het andersom: een aanbieder die precies opschrijft wat zijn papier is, wordt eerder geloofd op de rest.
De tweede zin gaat over controle:
> De echtheid van dit certificaat is na te gaan bij [organisatie] onder nummer [nummer].
Meer daarover in een certificaat controleerbaar maken.
Nog even over de opmaak
Houd het rustig. Eén lettertype, ruime marges, een leesbare regellengte en een duidelijke hiërarchie: naam van de deelnemer groot, de rest ondergeschikt. Zet de tekst op A4 staand, want zo wordt het gescand, gemaild en gearchiveerd. Lever naast de pdf geen jpg aan, want dat nodigt uit tot bewerken.
De keuzehulp zet de onderdelen voor jouw situatie op een rij en die lijst kun je afdrukken.