Een diploma verloopt niet. Wat je hebt afgerond, heb je afgerond. Bij certificaten ligt dat anders: veel aanbieders zetten er een geldigheidsduur op. Soms terecht, soms omdat het commercieel goed uitkomt. Het verschil is uit te leggen.
Wanneer een einddatum klopt
Een geldigheidsduur is te verdedigen als de inhoud aantoonbaar veroudert of als de vaardigheid wegzakt zonder oefening.
- De regelgeving waarop de training rust, wijzigt regelmatig.
- De techniek of het materiaal verandert.
- Het gaat om een handeling die je moet onderhouden om betrouwbaar uit te voeren.
- Een opdrachtgever, een verzekeraar of een register eist een recent bewijs.
In die gevallen zet je een einddatum op het certificaat en schrijf je erbij wat de deelnemer moet doen om het te verlengen.
Wanneer een einddatum niet klopt
Als de inhoud niet veroudert, is een houdbaarheidsdatum lastig te onderbouwen. Een training over gespreksvoering die na twee jaar "verloopt" roept de vraag op wat er dan precies is verlopen. Het antwoord is dan meestal: niets, behalve je omzet.
Het probleem is niet dat het niet mag. Het probleem is dat een deelnemer of een werkgever die doorvraagt geen antwoord krijgt. Dat schaadt de geloofwaardigheid van je hele certificaat. Zie wat een certificaat waard is.
Er is een tussenvorm die vaak beter past: geen geldigheidsduur, maar wel een zichtbare uitgiftedatum en een versienummer van het programma. Dan kan iedereen zelf zien hoe oud het is en waar het op sloeg, zonder dat je iets ongeldig verklaart.
Als het niet aan jou is
Bij accreditatie voor een register bepaalt het register de cyclus. Herregistratie loopt daar in perioden, met een aantal punten of uren dat in die periode moet zijn behaald. Jouw certificaat verloopt dan niet, het telt alleen mee binnen de periode waarin het is behaald. Zet er dus geen eigen einddatum overheen, want dan vertel je iets anders dan het register. Zie PE-punten en accreditatie.
Bij wettelijk verplichte certificaten van vakbekwaamheid ligt de looptijd vast in regelgeving en niet bij de opleider. Kijk dan naar de regeling en het certificatieschema, niet naar wat gebruikelijk is in de markt.
Hercertificering inrichten
Kies je voor een geldigheidsduur, richt dan ook de route naar verlenging in. Anders staat een deelnemer over drie jaar met een verlopen papier en geen idee wat te doen.
Bepaal wat verlenging vraagt. Een verkorte opfriscursus met een toets, of alleen de toets, of een aantoonbaar aantal uren praktijkervaring plus een gesprek. Beschrijf het en houd het proportioneel: als hercertificering net zoveel kost als de eerste keer, is het geen verlenging maar een herhaling.
Bepaal de speling. Wat gebeurt er bij iemand die twee maanden te laat is en bij iemand die drie jaar te laat is. Werk met een periode waarin verlengen nog kan en een grens waarna iemand de volledige training opnieuw doet.
Geef een nieuw stuk af, met een nieuw nummer. Verwijs in je administratie naar het oude nummer, zodat de geschiedenis van één persoon te volgen is. Zie ondertekenen en nummeren.
Herinner op tijd. Drie maanden voor de einddatum een mail is gebruikelijk en het scheelt je klanten die anders wegvallen. Vraag daarvoor bij de inschrijving toestemming. Gebruik het adres niet voor andere aanbiedingen.
Wat je op het document zet
Bij een certificaat met geldigheidsduur horen vier extra regels:
- De datum waarop het resultaat is behaald.
- De datum tot wanneer het geldig is.
- In één zin waarom er een geldigheidsduur is. Bijvoorbeeld: de regelgeving waarop deze training rust, wordt regelmatig gewijzigd.
- Waar de deelnemer terecht kan voor verlenging.
Die derde regel is de belangrijkste en wordt bijna nooit gebruikt. Hij haalt de verdenking weg dat de einddatum er alleen staat om iemand terug te laten komen. De overige gegevens staan in wat er op een certificaat moet staan.
Verlopen certificaten in je administratie
Een verlopen certificaat is niet ingetrokken. Het feit dat iemand op een datum een toets heeft gehaald, blijft waar. Als een werkgever belt over een verlopen nummer, bevestig je dus dat het is afgegeven en je vermeldt dat de geldigheidsduur is verstreken. Verwijder de registratie niet zodra de datum voorbij is, want dan kun je niets meer bevestigen. Houd wel een bewaartermijn aan en schrijf die op, zoals beschreven in persoonsgegevens op certificaten.
Samengevat
Zet er alleen een einddatum op als je in één zin kunt uitleggen waarom. Regel dan meteen de weg terug. Kun je die zin niet schrijven, laat de datum dan weg en zet er een versienummer op. Dat is eerlijker en het houdt je certificaat bruikbaar.