Bij een incompany-training of een open inschrijving die de werkgever betaalt, komt vroeg of laat de vraag: wie heeft het gehaald? De werkgever is je opdrachtgever, maar de uitslag gaat over de deelnemer. Dat zijn twee verschillende partijen en de privacyregels draaien om de tweede.
Wat de werkgever wil weten
Meestal gaat het om een van deze drie:
- Aanwezigheid. Is de medewerker er geweest en hoe lang.
- Afronding. Heeft hij een certificaat gekregen of alleen een deelnamebewijs.
- De uitslag zelf. Een cijfer, een score per onderdeel of de opmerkingen van de beoordelaar.
Hoe verder je in dat rijtje komt, hoe meer je deelt over de prestatie van een persoon. Aanwezigheid ligt voor de hand als de werkgever ervoor betaalt. Een cijfer of het oordeel van een beoordelaar is een ander verhaal. Het verschil tussen de twee documenten uit het tweede punt staat in deelnamebewijs, certificaat of diploma.
Je hebt een grondslag nodig
Gegevens doorgeven aan de werkgever is een verwerking van persoonsgegevens. De AVG noemt in artikel 6 zes grondslagen en je hebt er een nodig voordat je begint. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt er nadrukkelijk bij dat je zelf beoordeelt welke grondslag van toepassing is. In deze situatie komen er vooral twee in beeld.
Uitvoering van een overeenkomst. Die grondslag gaat over een overeenkomst waarbij de betrokkene zelf partij is. Koopt de werkgever de training in, dan is de overeenkomst meestal tussen jou en de werkgever. De deelnemer is dan geen partij. Voor het doorgeven van zijn uitslag past deze grondslag daardoor slecht.
Gerechtvaardigd belang. De werkgever heeft er belang bij te weten of de training waarvoor hij betaalt ook is gevolgd, zeker als die nodig is voor de functie. Dat belang weeg je af tegen de belangen van de deelnemer. Bij aanwezigheid en afronding valt die afweging vaak anders uit dan bij een gedetailleerde score.
En toestemming? Die moet volgens de AP vrijelijk zijn gegeven. De AP wijst er zelf op dat werknemers een vraag van hun werkgever moeilijk kunnen weigeren. Vraag jij als opleider namens de werkgever om toestemming, dan zit de deelnemer in dezelfde positie. Toestemming is daarom zelden de stevigste basis.
Dit is algemene uitleg. Wat in jouw geval past, hangt af van de afspraken met de opdrachtgever en van wat er met de uitslag gebeurt.
Spreek het vooraf af en vertel het
De meeste problemen ontstaan doordat een deelnemer pas achteraf hoort dat zijn leidinggevende zijn score heeft gezien. Dat voorkom je in twee stappen.
Leg in de opdrachtbevestiging aan de werkgever vast welke gegevens je na afloop doorgeeft. Bijvoorbeeld: aanwezigheid per dagdeel en of het certificaat is behaald. Geen cijfers, tenzij daar een goede reden voor is.
Vertel de deelnemer bij de aanmelding of uiterlijk bij de start wat je doorgeeft en aan wie. Artikel 13 van de AVG vraagt dat je bij het verzamelen van gegevens onder meer het doel, de grondslag en de ontvangers noemt. Een korte zin in de aanmeldbevestiging en een passage in je privacyverklaring zijn daarvoor genoeg.
Wat je beter niet doorgeeft
- Opmerkingen van de beoordelaar over houding of persoonlijkheid. Die zijn bedoeld om de deelnemer verder te helpen, niet om hem als werknemer te beoordelen.
- Gegevens over gezondheid, zoals de reden voor extra toetstijd. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. De AP schrijft dat het verwerken daarvan verboden is, tenzij aan strenge eisen is voldaan. Leg hooguit vast dat er een aanpassing was, zoals beschreven in persoonsgegevens op certificaten.
- Uitslagen van een herkansing die nog loopt. Wacht tot er een eindresultaat is.
Het certificaat is van de deelnemer
Het certificaat staat op naam van de deelnemer. Stuur het daarom naar hem en niet alleen naar de werkgever. Wil de werkgever een kopie voor het personeelsdossier, laat de deelnemer die dan zelf doorsturen of spreek vooraf af dat jij een kopie meestuurt.
Een werkgever die wil nagaan of een certificaat echt is, heeft geen uitslag nodig. Een controlepagina waarop het nummer, de naam en de opleiding te bevestigen zijn, is genoeg. Zie een certificaat controleerbaar maken. Mail je de certificaten zelf, lees dan ook certificaten mailen naar een groep zonder datalek.
Kort samengevat
Spreek met de werkgever af wat je doorgeeft, vertel het de deelnemer vooraf en deel niet meer dan nodig. Aanwezigheid en afronding zijn meestal genoeg. Een cijfer is van de deelnemer, tenzij er een duidelijke reden is om het te delen.