Vroeg of laat krijg je een van deze mails. Mijn naam is verkeerd gespeld. Ik ben mijn certificaat kwijt. Ik heet sinds kort anders. Het lijkt telkens om hetzelfde te gaan, een nieuw certificaat, maar elk verzoek vraagt een eigen aanpak. De vaste regel daarbij: je register is leidend en het papier volgt.
Eerst de vraag: wat is er aan de hand
Zet het verzoek in een van deze vier hokjes voordat je iets doet:
- Een fout van jou. Een spelfout in de naam, een verkeerde datum, de verkeerde naam van de opleiding.
- Iets is veranderd na de afgifte. De deelnemer heeft een andere naam gekregen.
- Niets is fout, het stuk is kwijt. De deelnemer wil een duplicaat.
- De deelnemer is het niet eens met de uitslag. Dat is geen correctie, daarover verderop meer.
Een fout van jou
Onjuiste persoonsgegevens moet je herstellen. Artikel 16 van de AVG geeft de deelnemer het recht om onverwijld rectificatie te krijgen van onjuiste gegevens over hem. Artikel 12, derde lid, zegt dat je onverwijld en in elk geval binnen een maand laat weten wat je met een verzoek hebt gedaan. Bij complexe of talrijke verzoeken mag je die termijn met twee maanden verlengen, maar dat meld je dan binnen de eerste maand. Een spelfout is niet complex. Herstel hem in dezelfde week.
Zo pak je het aan:
- Corrigeer eerst de gegevens in je register.
- Maak een nieuw certificaat met een nieuw nummer. De datum van het resultaat blijft gelijk.
- Noteer bij het oude nummer dat het is vervangen, door welk nummer en waarom.
- Stuur het nieuwe stuk naar de deelnemer en vraag hem het oude niet meer te gebruiken.
Laat bij navraag naar het oude nummer zien dat het is vervangen en niet dat het is ingetrokken. Voor een werkgever is dat een groot verschil: vervangen betekent een administratieve correctie, ingetrokken suggereert dat er iets mis was met het resultaat. Zie ook ondertekenen en nummeren.
Heb je de onjuiste gegevens al doorgegeven aan een ander, bijvoorbeeld aan een beroepsregister voor PE-punten, geef de correctie dan ook daar door. Artikel 19 van de AVG verplicht je iedere ontvanger in te lichten over een rectificatie, tenzij dat onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost.
Een nieuwe naam
Een deelnemer die na een huwelijk, een scheiding of een officiële naamswijziging anders heet, vraagt geen correctie van een fout. Het certificaat klopte toen het werd afgegeven. De AP noemt als grond voor rectificatie wel gegevens die niet juist of niet meer actueel zijn, dus het verzoek is redelijk.
Werk op dezelfde manier als bij een fout: register bijwerken, nieuw nummer, het oude nummer koppelen aan het nieuwe. Je mag vaststellen dat de aanvrager echt de deelnemer is. De AP schrijft dat een organisatie de identiteit moet controleren voordat zij aan een verzoek voldoet. Bekijk zo nodig een document en noteer wanneer en door wie de naamswijziging is gecontroleerd. Bewaar geen kopie.
Een duplicaat
Een kwijtgeraakt certificaat is niet fout. Een duplicaat is daarom hetzelfde certificaat, met hetzelfde nummer en dezelfde gegevens. Heb je de oorspronkelijke pdf nog, stuur die dan opnieuw. Moet je het stuk opnieuw opmaken, gebruik dan het oorspronkelijke nummer en de oorspronkelijke datum van afgifte. Noteer in je register wanneer je een duplicaat hebt verstuurd.
Let op het adres. Komt het verzoek van een ander e-mailadres dan het adres dat je kent, stel dan eerst vast dat het echt de deelnemer is. Anders stuur je iemands certificaat naar een vreemde en dat is een datalek. Hoe je dat voorkomt, staat in certificaten mailen zonder datalek.
Niet eens met de uitslag
Een deelnemer die vindt dat hij een hoger cijfer verdient, kan dat niet via het recht op rectificatie regelen. De AP schrijft dat rectificatie niet zonder meer mogelijk is als iemand het oneens is met een indruk, mening of conclusie. Hij kan wel vragen om zijn eigen mening aan het dossier toe te voegen.
Een uitslag verander je alleen via de route die je examenreglement daarvoor biedt: een herbeoordeling of een bezwaarprocedure. Heb je die route nog niet beschreven, doe dat dan voor de volgende groep. Wat zo'n reglement verder moet regelen, staat in de toets waarop een certificaat rust.
Wat je vastlegt
Bij elke wijziging noteer je in je register:
- Het oorspronkelijke nummer en, als dat er is, het nieuwe nummer.
- Wat er is gewijzigd en waarom.
- De datum van het verzoek en de datum van afhandeling.
- Wie het verzoek heeft beoordeeld.
Dan kun je over vijf jaar nog uitleggen waarom er twee nummers bestaan voor één resultaat. Dat is de vraag die een werkgever of een register je zal stellen.