Accreditatie is de erkenning van één scholing door één vereniging, voor een bepaalde periode. Er bestaat geen standaardprocedure die overal geldt, maar de vragen die beoordelaars stellen lijken wel op elkaar. Dit is hoe je een aanvraag opbouwt die kans maakt.
Begin bij de vereniging, niet bij je training
De eerste stap is niet je aanvraag schrijven. De eerste stap is uitzoeken wat de vereniging van je wil.
Zoek op de site van de vereniging naar de pagina voor aanbieders of opleiders. Daar staat vrijwel altijd een reglement of een set criteria. Lees dat door voordat je iets invult. Let op vier dingen: de deadline, de kosten, de geldigheidsduur van een toekenning en de vraag of nascholing van een bepaald type een ander formulier vraagt.
Kun je het niet vinden, bel dan het bureau. Een aanvraag die na een week wordt afgewezen op een vormfout kost meer tijd dan dat telefoontje.
Vraag op tijd aan
Dit is de meest voorkomende misser. Veel registers accrediteren niet met terugwerkende kracht. Je scholing is dan gegeven, de deelnemers verwachten punten en er is niets meer aan te doen.
Reken op weken en niet op dagen. Zet de aanvraag in je planning op het moment dat je de datum van de training vastlegt en niet als de inschrijvingen binnenkomen. Zet in je aankondiging dat de accreditatie is aangevraagd. Pas als die is toegekend zet je het aantal punten erbij. Zie PE-punten en accreditatie.
Wat beoordelaars willen zien
De formulieren verschillen, de onderliggende vragen niet zo. Zorg dat je deze onderdelen klaar hebt liggen.
Leeruitkomsten. Wat kan de deelnemer na afloop, in concrete werkwoorden. Dit is het onderdeel waar de meeste aanvragen op blijven hangen. "Inzicht in de nieuwe wetgeving" is geen leeruitkomst. "Beoordeelt of een bestaande overeenkomst onder de nieuwe regeling valt" wel.
Relevantie voor het beroep. Leg uit waarom een lid van deze vereniging dit nodig heeft in zijn werk. Verwijs naar de competenties of de beroepsprofielen die de vereniging zelf hanteert.
Programma met tijden. Een schema per onderdeel met de netto onderwijstijd. Pauzes, lunch en de kennismakingsronde tellen niet mee. Registers rekenen vaak met netto contacturen en zij controleren dat.
Docenten. Naam, functie en waarom deze persoon dit kan onderwijzen. Een kort profiel per docent is genoeg.
Werkvormen. Wat doet de deelnemer en niet alleen wat de docent vertelt. Actieve werkvormen wegen bij veel registers zwaarder.
Toetsing of evaluatie. Hoe stel je vast dat het is geland en hoe verzamel je feedback. Zie de toets waarop een certificaat rust.
Presentie. Hoe leg je vast wie er was en hoe stel je de identiteit vast. Bij online scholing wordt hier scherper naar gekeken.
De aanvraag zelf
Veel registers werken met een gedeeld systeem voor accreditatieaanvragen. Je maakt als aanbieder een account, dient een aanvraag in per scholing en selecteert bij welke verenigingen je die indient. Elke vereniging beoordeelt daarna zelfstandig. Eén aanvraag bij drie verenigingen kan dus drie verschillende uitkomsten opleveren, met drie verschillende puntenaantallen.
Houd bij het invullen twee dingen aan. Vul in wat je werkelijk doet en niet wat mooi klinkt, want je moet het later kunnen aantonen. En bewaar je aanvraag, want bij een volgende versie van dezelfde training scheelt dat veel werk.
Na de toekenning
Je krijgt een kenmerk, een aantal punten en een geldigheidsperiode. Leg die drie vast in je administratie, bij de versie van de training waarop ze slaan.
Daarna volgt de presentieverwerking. Na afloop lever je aan wie er aanwezig was. Daarvoor heb je van elke deelnemer zijn registratienummer bij die vereniging nodig. Vraag dat bij de inschrijving en zoek het niet zelf op. Vertel er ook bij dat je zijn deelname doorgeeft aan het register, want dat is een doorgifte van persoonsgegevens. Zie persoonsgegevens op certificaten.
Houd de termijn in de gaten. Sommige registers verwerken alleen presentie die binnen een bepaalde periode is aangeleverd.
Als je training verandert
Een accreditatie geldt voor de scholing zoals je hem hebt beschreven. Verander je het programma inhoudelijk, verleng je de duur of wissel je van docent, ga dan na of je opnieuw moet aanvragen. Bij kleine wijzigingen volstaat vaak een melding, bij een nieuwe opzet niet.
Loopt de geldigheidsperiode af, zet dan een herinnering drie maanden van tevoren. Een verlopen accreditatie merk je meestal pas als een deelnemer zijn punten niet ziet verschijnen.
Wat je niet moet doen
- Punten noemen in je aankondiging voordat ze zijn toegekend.
- Het logo van een vereniging op je site zetten zonder toestemming. Een kwaliteitslabel voeren zonder de vereiste toestemming staat op de zwarte lijst van misleidende handelspraktijken.
- De toekenning van de ene vereniging gebruiken als bewijs bij een andere.
- Beloven dat een deelnemer met jouw certificaat aan zijn herregistratie voldoet. Dat bepaalt zijn eigen register.
Wat er na afloop op het papier komt, staat in wat er op een certificaat moet staan.